Закупки Birka Art — Карта бизнес-процесса

v1.3 · 15.07.2026 · Составлено на основе документов Лены
📊 БП по закупкам — Google Sheets
⚠ Передача дел: Лена → Влада
📋 Процесс закупки
🚢 ВЭД детально
🔄 Регулярные задачи
📚 База знаний — чек-лист
Легенда:
Влада
Лена
Gap / Пробел
Поле для правок
ВТБ / КИФА / ТД = каналы логистики · Карго = агрегатор грузов
Этап 1
🧪 Образцы
н/д сроки
Влада
  • Заказ образцов у поставщика
  • Отправка образцов на Карго
  • Отслеживание стоимости и статуса товара
  • Запрос фото у Инны → вставить в таблицу Наташи
Лена
  • Оплата за образцы
  • Организация доставки на склад
  • Предупредить склад о приходе
КаргоТаблица Наташи
⚠ Gap
Нет критериев одобрения образца. Кто решает «берём / не берём» и по каким параметрам?
✏ Правки / заметки
›
Этап 2
📝 Создание заказа
н/д сроки
📌 Инициатор: Ксюша формирует заказ
Влада
  • Формирует номер заказа
  • Проверка баркодов всех позиций
  • Складывает заказ в папку на Яндекс.Диске
  • Отправляет поставщику, тегает Лену
  • Размещение задачи в Платруме
Лена
  • Проверяет заказ
  • Вносит в сводную таблицу
  • Разделяет оплаты / доплаты по статьям
  • Решает: через кого везём (ВТБ / КИФА / ТД)
ПлатрумЯндекс.ДискExcelWeChat
⚠ Gap
Нет регламента выбора логиста. Критерии выбора ВТБ / КИФА / ТД — только в голове у Лены.
✏ Правки / заметки
›
Этап 3
💰 Оплата заказа
н/д сроки
Влада
  • Делает документы для оплаты на ВТБ
  • Формирует инвойс на оплату
  • Проверяет документ от Кифы: разделение заказов, правильность суммы спецификации, количество
  • Отправляет пакет в бухгалтерию
  • Вводит заказ в 1С
Лена
  • Контроль процесса оплаты
  • Внесение дат в сводную таблицу
  • Отправка счетов
1СВТБКИФАExcel
❓ Открытый вопрос из документа
«Подтверждение счетов на оплату — кто делает?» — вероятный ответ: сверка суммы и документов = сторона ВЭД (Лена/Влада), подтверждение счёта к оплате = бухгалтер. Уточнить и зафиксировать.
✏ Правки / заметки
›
Этап 4
🏭 Запуск производства
н/д сроки
Влада
  • Идёт к дизайнеру по вопросам этикеток
  • Решает вопрос упаковки → готовит таблицу по упаковке
  • По новым поставщикам: запрашивает фото и видео производства на каждом этапе
Лена
  • Размещение заказа упаковки у Пакетов
WeChatExcel
⚠ Gap
Нет этапа QC / инспекции качества. В ВЭД-документе он есть отдельным шагом, в рабочих задачах — полностью отсутствует.
✏ Правки / заметки
›
Этап 5
🔍 Контроль производства
триггер: за 7 дней до отгрузки
Влада
  • Контроль сроков производства по графику
  • За 7 дней до отгрузки: ставит поставщика на усиленный контроль
  • Регулярный запрос фото / видео прогресса производства
Лена
  • За 7 дней до отгрузки: оформляет КИЗы через ВТБ
  • Запрос спецификации у КИФА
Excel-графикWeChatВТБКИФА
✏ Правки / заметки
›
Этап 6
⏰ За 3 дня до готовности
триггер: за 3 дня до готовности
Влада
  • ВТБ: запрашивает пакинг-лист
  • Готовит документы на таможню
  • КИФА: запрашивает спецификацию
  • ТД: запрашивает инвойс
Лена
  • ВТБ: подготовка пакета документов на подачу для таможни
  • Отправка документов на оплату в КИФА
  • ТД: оформляет платёжное поручение, рассчитывает сумму оплаты
ВТБКИФАТДЭДО
✏ Правки / заметки
›
Этап 7
🚢 Груз готов / Отгрузка
н/д сроки
Влада
  • Загружает документы по папкам на Яндекс.Диске
  • Передвигает статус задачи в Платруме
  • Вносит суммы + даты в сводную таблицу
Лена
  • ВТБ: формирует и отправляет заявки на перевозку
  • Подаёт документы на таможню
  • Готовит сопроводительные письма
  • КИФА: задачи не описаны в документе ⚠
ПлатрумВТБЯндекс.ДискЭДО
⚠ Gap
Задачи Лены по КИФА на этапе отгрузки обрезаны в исходном документе — написано «КИФА —» без содержания. Нужно уточнить.
✏ Правки / заметки
›
Этап 8
🛃 Таможня
н/д сроки
Влада
  • ВТБ: загружает ГТД в 1С
  • Подгружает счета (НДС, пошлина) по ВТБ
  • КИФА: подгружает счета (пошлина + логистика)
Лена
  • ВТБ: отправляет счета в бухгалтерию
  • КИФА: отправляет счета в бухгалтерию
1СЭДОПортал брокера
✏ Правки / заметки
›
Этап 9
🚛 Груз к складу
н/д сроки
Влада
  • КИФА: предупреждает склад о дате и составе прихода
  • Обновляет таблицу поставки для склада (2 раза в неделю)
Лена
  • ВТБ: предупреждает склад о дате и составе прихода
WeChatПортал брокераExcel
✏ Правки / заметки
›
Этап 10
✅ Груз принят
н/д сроки
Влада
  • Считает себестоимость в 1С
  • Отправляет себестоимость в группу (чат себестоимостей)
Лена
  • Не описано в исходных документах
1С
⚠ Gap
Нет регламента действий при расхождении на приёмке. Кто инициирует акт? Кто предъявляет претензию поставщику?
✏ Правки / заметки
›
Этап 11
📄 Закрывающие документы
н/д сроки
Влада
  • КИФА: получает и проверяет закрывающие документы
  • Если перевозчик ТД: помогает Лене, оформляют сами
Лена
  • ВТБ: получает и проверяет закрывающие документы
  • Если перевозчик ТД: оформляют сами
1СЯндекс.ДискЭДО
✏ Правки / заметки
ВЭД · Шаг 1  1 день
📥 Получение заявки и спецификации
Цель
Принять и зарегистрировать заказ, убедиться в полноте заявки
KPI
Заявка зарегистрирована в течение 1 рабочего дня с момента получения
Кто передаёт — кому
Отдел закупок→Менеджер ВЭД
1СЯндекс.ДискПортал перевозчика
⚠ Риск и действие
Неполная заявка или спецификация → запрос уточнений у инициатора; при затягивании — передача руководителю отдела закупок
💡 Улучшение
Автоматизировать контроль сроков регистрации через 1С или таблицу
✏ Правки / заметки
›
ВЭД · Шаг 2  1 день
📋 Проверка документов поставщика
Цель
Убедиться, что инвойс и упаковочный лист (PL) от поставщика не содержат ошибок
KPI
Ноль ошибок в документации — расхождения в суммах, количестве, наименованиях отсутствуют
Кто передаёт — кому
Поставщик→Менеджер ВЭД
Excel
⚠ Риск и действие
Расхождения в инвойсе или PL → возврат поставщику на исправление; повторная проверка после получения исправленной версии
💡 Улучшение
Создать чек-лист проверки документов — закрытый список обязательных полей
✏ Правки / заметки
›
ВЭД · Шаг 3  2 дня
🤝 Согласование условий заказа
Цель
Подтвердить Incoterms, сроки, цены и прочие условия сделки с поставщиком и логистикой
KPI
Условия согласованы в течение 1 рабочего дня с момента получения подтверждения от поставщика
Кто передаёт — кому
Закупки→Логистика
WeChat
⚠ Риск и действие
Разногласия по Incoterms или условиям платежа → согласование с логистикой и юридическим отделом; при блокировке — эскалация руководителю
💡 Улучшение
Создать шаблоны согласования для типовых условий — ускорит переговоры
✏ Правки / заметки
›
ВЭД · Шаг 4  1 день
🗓 Бронирование перевозки
Цель
Зафиксировать слот у перевозчика (ВТБ / КИФА / ТД) под конкретную отгрузку
KPI
Бронь подтверждена перевозчиком
Кто передаёт — кому
Логистика→Поставщик
WeChatПортал перевозчика
⚠ Риск и действие
Нет свободного слота у перевозчика → поиск альтернативного маршрута или смена перевозчика; пересчёт ETA и уведомление склада
💡 Улучшение
Настроить прямую интеграцию с порталом транспортной компании для автоматической проверки слотов
✏ Правки / заметки
›
ВЭД · Шаг 5  5 дней
🔍 Контроль производства
Цель
Отслеживать статус производства и не допустить отклонения от согласованного графика отгрузки
KPI
Отклонение от графика производства не превышает 2 рабочих дней
Кто передаёт — кому
Поставщик→QC
Excel-графикWeChat
⚠ Риск и действие
Срыв графика производства → немедленное уведомление поставщика, пересчёт ETA, информирование склада и руководства, принятие решения о штрафных санкциях
💡 Улучшение
Внедрить онлайн-статусы производства — поставщик обновляет прогресс самостоятельно в общей таблице
✏ Правки / заметки
›
ВЭД · Шаг 6  2 дня
🔬 Организация инспекции (QC)
Цель
Провести контроль качества готового товара до отгрузки — убедиться, что продукт соответствует спецификации
KPI
100% инспекций завершены без критических замечаний; все замечания устранены до разрешения на отгрузку
Кто передаёт — кому
QC→Поставщик
Отчёт QC
⚠ Риск и действие
Критические замечания по качеству → блокировка отгрузки до полного устранения; при невозможности исправления — решение о возврате или пересогласовании
💡 Улучшение
Создать единый сводный график QC по всем поставщикам — избежать накладок по срокам
✏ Правки / заметки
›
ВЭД · Шаг 7  1 день
✅ Подтверждение готовности к отгрузке
Цель
Получить от QC официальное разрешение на отгрузку и передать его перевозчику
KPI
Разрешение на отгрузку выдано в день фактической готовности товара
Кто передаёт — кому
QC→Перевозчик
WeChat
⚠ Риск и действие
Задержка решения QC → эскалация на руководителя отдела QC; при угрозе срыва отгрузки — уведомление логистики и руководства
💡 Улучшение
Настроить автоуведомления всем участникам при получении разрешения QC
✏ Правки / заметки
›
ВЭД · Шаг 8  1 день
📑 Получение транспортных документов
Цель
Получить оригиналы транспортных документов (BL / AWB / CMR) от перевозчика для передачи таможенному брокеру
KPI
Оригиналы транспортных документов получены не позднее 5 рабочих дней после отгрузки
Кто передаёт — кому
Перевозчик→Брокер
ЭДОПортал брокера
⚠ Риск и действие
Утеря или задержка оригиналов → немедленный запрос дубликатов у перевозчика; пуш ответственных лиц; при блокировке — эскалация
💡 Улучшение
Полный переход на ЭДО — получение транспортных документов в электронном виде в день отгрузки
✏ Правки / заметки
›
ВЭД · Шаг 9  2 дня
🛃 Подготовка документов для таможни
Цель
Сформировать полный пакет документов для таможенного оформления и передать его брокеру
KPI
Пакет документов передан брокеру не позднее 1 рабочего дня после получения транспортных документов
Кто передаёт — кому  ?
Перевозчик→Склад
Проверить в источнике: получатель документов для таможни — Склад или Брокер?
ЭДОПортал брокера
⚠ Риск и действие
Ошибки в пакете документов → доработка совместно с брокером; возможен простой груза на таможне и дополнительные расходы на хранение
💡 Улучшение
Автоматический контроль комплектности пакета перед передачей брокеру — чек-лист обязательных документов
✏ Правки / заметки
›
ВЭД · Шаг 10  3 дня
📍 Контроль движения груза
Цель
Отслеживать местоположение груза и актуальный ETA; своевременно информировать склад и логистику
KPI
100% поставок с актуальным ETA — обновление не реже 1 раза в 2 рабочих дня
Кто передаёт — кому
Брокер→Финансы
Портал брокераWeChat
⚠ Риск и действие
Задержка груза в пути → немедленное уведомление склада и руководства; пересчёт ETA; при значительной задержке — анализ причин и пересмотр условий с перевозчиком
💡 Улучшение
Настроить автоматические ETA-оповещения всем заинтересованным сторонам при изменении статуса
✏ Правки / заметки
›
ВЭД · Шаг 11  1 день
🗂 Закрытие поставки
Цель
Закрыть поставку в системе, сверить факт с документами, заархивировать полный пакет документов
KPI
Поставка полностью закрыта в течение 3 рабочих дней после прихода груза на склад
Кто передаёт — кому
Склад→Архив
1СЯндекс.Диск (архив)
⚠ Риск и действие
Расхождения при приёмке на складе → составление акта о расхождении; предъявление претензии поставщику; корректировка в 1С
💡 Улучшение
Создать электронный архив документов поставки — структурированная папка на Яндекс.Диске с единым форматом именования
✏ Правки / заметки

Регулярные задачи

Постоянные и временные задачи вне основного цикла поставки · Колонка «Правки» сохраняется в этом браузере

Тип Задача Влада Лена Периодичность Правки / заметки
Постоянные
Постоянная Помесячный план поставок ВладаФормирует план ЛенаКонтроль Еженедельно, ПН
Постоянная Таблица поставки для склада ВладаОбновляет — 2× в неделю
Постоянная Сверка с поставщиками (Эрик) ВладаПроводит сверку ЛенаРанее вела, остаётся контроль Регулярно
Постоянная Ответы на вопросы бухгалтерии ВладаОтвечает ЛенаОтвечает По запросу
Постоянная Долги поставщиков ВладаПодбивает долги ЛенаКонтроль 1× в месяц
Постоянная Сверка Карго ⚠ процесс не описан — ЛенаПроводит сверку Регулярно
Постоянная Сверка Даллер ⚠ что это? — ЛенаПроводит сверку Регулярно
Временные (проектные)
Временная Платёжные документы по всем заказам ВладаПодгружает документы ЛенаПомощь в сборе До завершения
Временная Поиск поставщиков / контракты ВладаПоиск и подписание ЛенаКонтроль По необходимости
Временная Подбор кодов ТНВЭД + составы ВладаВнесение в таблицы ЛенаПодбор кодов, запрос составов По новым товарам
Временная Проработка логистов ВладаЗапросы логистам ЛенаПроработка ТД, сравнение При смене маршрутов
Временная Сравнение себестоимости по приходу ВладаПомощь в расчётах ЛенаСравнение себесов При каждой поставке

База знаний — чек-лист передачи процессов

Что должно быть задокументировано для устойчивой работы без Лены · Регламенты, инструменты и спецпроцессы вписаны внутрь каждого этапа

📊 БП по закупкам — Google Sheets ⬇ Скачать чек-лист Excel
🌐 Данные сохраняются на сервере — синхронизируются в любом браузере и на любом устройстве
Готово: 0 из 41
А. Основной процесс закупки — 11 этапов
Этап 1🧪 Образцы0/3
Пошаговый процесс заказа образцов
WeChat поставщику → отправка на Карго → оплата → фото Инны в таблицу Наташи → предупреждение склада о приходе
РегламентКритерии одобрения/отклонения образца
Кто принимает решение (Ксюша? Константин?), параметры оценки (качество, цвет, размер, упаковка), что является основанием для отказа
РегламентОнбординг нового поставщика
Требования (качество, сроки, документы), как заключается контракт, что проверяется на тестовом заказе, кто даёт финальное одобрение
Этап 2📝 Создание заказа0/3
Шаги Влады: номер заказа → баркоды → Яндекс.Диск → WeChat → Платрум
Как формируется номер заказа, где проверяются баркоды, в какую папку кладётся заказ, как создаётся задача в Платруме
⚠ GapРегламент выбора логиста ВТБ / КИФА / ТД
Ключевое знание, которое сейчас только в голове у Лены. Критерии: тип товара, маршрут, сроки, стоимость. Обязательно зафиксировать до ухода
ИнструментСтруктура папок Яндекс.Диска и правила именования файлов
Как организованы папки (по поставщику / дате / заказу), правила именования, куда кладётся каждый тип документа
Этап 3💰 Оплата заказа0/3
Документооборот оплаты по каналам (ВТБ / КИФА)
Какие документы формирует Влада для ВТБ, как проверяется документ от КИФА (суммы, спецификация, количество), как пакет передаётся в бухгалтерию
⚠ GapЦепочка согласования счетов на оплату
Кто формирует счёт, кто проверяет на стороне ВЭД, кто подтверждает перед бухгалтерией — вопрос поставлен в документах Лены как нерешённый
Инструмент1С: ввод заказа и документы оплаты
Как вводится заказ в 1С, как привязываются документы оплаты, у кого есть доступ, какие проводки делаются
Этап 4🏭 Запуск производства0/2
ПроцессЭтикетки и упаковка: задача дизайнеру → макет → заказ у Пакетов
Как ставится задача дизайнеру, в каком формате передаются макеты поставщику, кто проверяет соответствие, как размещается заказ упаковки
Таблица по упаковке: формат, кто ведёт, как используется
Что содержит таблица упаковки, кто её ведёт и обновляет, как поставщик её использует, где хранится
Этап 5🔍 Контроль производства0/3
ИнструментExcel-график производства: структура, как ведётся, контрольные точки
Поля графика, кто обновляет, с какой периодичностью, как отражаются запросы фото/видео, где хранится файл
ПроцессКИЗы (маркировка «Честный знак»): оформление через ВТБ
Что такое КИЗы для Birka Art, как они оформляются через ВТБ, за сколько дней до отгрузки подаются, что является итоговым документом
РегламентДействия при срыве сроков производства
Кто уведомляется, в какие сроки, как пересчитывается ETA, когда предъявляются штрафные санкции поставщику
Этап 6⏰ За 3 дня до готовности0/2
РегламентПакет предтаможенных документов по каналам
ВТБ: пакинг-лист + документы на таможню; КИФА: спецификация; ТД: инвойс. Кто что запрашивает, в какие сроки, куда складывается
Платёжное поручение ТД и подготовка документов Лены
Как формируется платёжное поручение для ТД, что ещё готовит Лена на этом этапе по каждому каналу
Этап 7🚢 Отгрузка0/3
Заявки на перевозку ВТБ: шаги, формат, содержание
Как Лена формирует и отправляет заявки, какие поля обязательны, в какие сроки
ИнструментПодача документов на таможню: комплект, ЭДО, сроки
Какие документы входят в таможенный пакет, через что подаются (ЭДО / портал брокера), кто подаёт, в какие сроки
⚠ GapЗадачи КИФА на этапе отгрузки — не описаны в документах
В исходном документе написано «КИФА —» без содержания. Обязательно уточнить у Лены до ухода и записать
Этап 8🛃 Таможня0/3
ИнструментЭДО и портал брокера: доступы, инструкция, статусы
Как работает документооборот с брокером, как подаётся пакет, как отслеживается статус оформления, у кого есть доступы
Инструмент1С: загрузка ГТД, счета НДС и таможенной пошлины
Как загружается ГТД в 1С по ВТБ, как подгружаются счета (НДС + пошлина) по ВТБ и КИФА, как Лена отправляет счета в бухгалтерию
ПроцессQC / Инспекция качества: проводится ли и как
Есть ли инспекция вообще, кто проводит (внутренний / внешний), как документируются результаты, что происходит при отрицательном заключении
Этап 9🚛 Груз к складу0/3
Уведомление склада по каналам (ВТБ и КИФА)
Кому, в каком формате, что содержит уведомление о предстоящем приходе, в какие сроки до прихода отправляется
ИнструментТаблица поставки для склада: структура, периодичность, получатели
Какие поля в таблице, кто её ведёт, обновляется 2 раза в неделю — кому отправляется, где хранится
⚠ GapКарго и Даллер: что это и как проводится сверка
Что такое Карго и Даллер в контексте Birka Art, как проводится сверка, по каким документам, с какой периодичностью, кому передаётся результат
Этап 10✅ Приёмка на складе0/2
ИнструментРасчёт себестоимости в 1С: шаги, куда и кому отправляется
Как считается себестоимость, что включается в расчёт, куда отправляется результат (чат себестоимостей), в какие сроки
РегламентДействия при расхождении на приёмке
Кто фиксирует расхождение, кто составляет акт, кто предъявляет претензию поставщику, как отражается в 1С
Этап 11📄 Закрывающие документы0/3
Получение закрывающих документов по каналам ВТБ / КИФА / ТД
Кто получает, как проверяет, что значит «делаем сами» при перевозчике ТД, куда кладутся документы
ИнструментАрхив на Яндекс.Диске: структура, именование, ответственный
Как организован архив документов поставки, правила именования папок и файлов, кто архивирует и в какие сроки
ПроцессПодбор кодов ТНВЭД и запрос составов по новым товарам
Как подбираются коды ТНВЭД, у кого запрашивается состав продукции, куда вносится результат, кто проверяет правильность
Б. ВЭД — передача процессов (11 шагов · что нужно описать по каждому)
ВЭД·1Получение заявки и спецификации
Формат заявки, обязательные поля, кто передаёт, как регистрируется в 1С / таблице. SLA: в течение 1 рабочего дня
ВЭД·2Проверка документов поставщика (инвойс + PL)
Чек-лист обязательных полей инвойса и пакинг-листа, типичные ошибки поставщика, что делать при расхождениях
ВЭД·3Согласование условий заказа (Incoterms, цены, сроки)
Какие Incoterms используются и почему, шаблоны переписки для типовых ситуаций, кто эскалирует при разногласиях
ВЭД·4Бронирование перевозки
Алгоритм бронирования у каждого перевозчика (ВТБ, КИФА, ТД), сроки подачи заявки, что делать если нет свободного слота
ВЭД·5Контроль производства со стороны ВЭД
Формат и расположение Excel-графика ВЭД, периодичность обновления, эскалационная цепочка при срыве сроков (кто → кому → в какой срок)
ВЭД·6Организация инспекции качества (QC)
Кто заказывает инспекцию (внутренний / внешний), в какой момент, критерии прохождения QC, что происходит при отрицательном решении
ВЭД·7Подтверждение готовности к отгрузке
Форма разрешения на отгрузку, кто выдаёт, цепочка уведомлений перевозчику и логистике, что делать при задержке решения QC
ВЭД·8Получение транспортных документов (BL / AWB / CMR)
Какой документ при каком типе перевозки (BL → морской, AWB → авиа, CMR → авто), как и через что передаётся брокеру (ЭДО / оригинал), срок
ВЭД·9Подготовка полного пакета документов для таможни
Полный список обязательных документов (инвойс, PL, спецификация, разрешения), инструкция загрузки в портал брокера, доступы
ВЭД·10Контроль движения груза и ETA
Кто обновляет ETA, с какой периодичностью (не реже 2 раз в неделю), кому сообщается. Что такое Даллер и как он связан с отслеживанием
ВЭД·11Закрытие поставки: 1С, архив, акт расхождения
Процедура закрытия поставки в 1С, правила архивирования пакета документов, форма акта о расхождении при приёмке и процесс предъявления претензии